Projectsecretaris
Projectsecretaris is een functie die grotendeels overlapt met die van projectmedewerker. In het algemeen voert hij of zij dezelfde werkzaamheden uit, maar heeft hij of zij daar bovenop nog meer verantwoordelijkheden. Een belangrijk verschil tussen projectmedewerker en projectsecretaris is daarom ook het opleidingsniveau.
Taken projectsecretaris
Een projectsecretaris heeft, net zoals een projectmedewerker, als belangrijke taak het ondersteunen van de projectmanager of projectleider. Die ondersteuning kan zijn in de vorm van mails en telefoontjes beantwoorden, als vraagbaak fungeren voor allerlei samenwerkingspartners en andere bij het project betrokken projectprofessionals, notuleren bij vergaderingen en meer. Voor een uitgebreidere invulling van deze taken kun je terecht op deze pagina.
Naast deze taken wordt er meestal gevraagd om advies te geven aan de projectmanager of projectleider over de opzet en uitvoering van het project en eventueel over het budget. Ook kan hem of haar gevraagd worden om onderzoek te doen naar specifieke onderwerpen/problemen rondom het project. Een andere taak is het uitvoeren van voortgangscontroles, waarvoor projectvoortgangsrapportages gemaakt moeten worden.
Competenties projectsecretaris
De competenties van een goede projectsecretaris overlappen ook gedeeltelijk met die van de projectmedewerker. Flexibel, stressbestendig en ordelijk zijn en goede sociale vaardigheden hebben, zijn erg belangrijk voor een projectsecretaris. Bovenop deze competenties is het bij deze projectrol ook zeer belangrijk om analytisch te zijn, om op de juiste manier onderzoek te kunnen doen en om goed het overzicht te kunnen behouden voor het uitvoeren van de voorgangscontroles.
Opleiding projectsecretaris
Voor de functie van projectsecretaris wordt minimaal hbo-niveau gevraagd. Regelmatig vragen bedrijven kennis van één of meer projectmanagementmethodes. Er zijn er veel, maar de meest voorkomende methodes zijn: Prince2, PMI, Scrum, Agile en Lean. Sommige opleidingen incorporeren deze methodes in hun onderwijs, maar je kunt ook, bijvoorbeeld in deeltijd, cursussen volgen om één of meerdere van deze methodes te leren beheersen.