Programmamanager
De programmamanager verliest nooit zijn of haar doelen uit het oog. Het draait in deze rol om het verenigen van verschillende van projecten, zo dat de beoogde – en vaak complexe – overall doelstellingen worden behaald.
Programma of project?
Een programma bestaat uit meerdere aan elkaar gerelateerde projecten. Het draait bij al die afzonderlijke projecten om het realiseren van een concreet en afgerond product. Bij een programma draait het om een of meerdere complexe doelstellingen die behaald moeten worden. Een vast gegeven is dat de doelstelling niet behaald kan worden dankzij slechts één project: er zijn meerdere, aan elkaar gerelateerde projecten nodig om die grotere doelstelling te behalen. Precies daarom is er een programmamanager nodig: iemand die ervoor zorgt dat al die projecten samen leiden tot het behalen van de centrale, overall doelstelling.
Taken programmamanager
De taken van programmamanagers verschillen per project: elk programma is immers anders. Er zijn ‘grote’ en ‘kleine’ programma’s; programma’s bestaande uit veel of weinig projecten, met veel of weinig schaarse middelen. Ook de sector waarin je werkt, heeft invloed.
In grote lijnen zijn er drie fases te onderscheiden:
- De opzetfase. In deze fase moet je als programmamanager allereerst duidelijk krijgen wat de doelstelling is: wat is het overkoepelende doel van alle projecten die samen het programma vormen waar jij de leiding over hebt? Hiervoor werk je samen met je leidinggevende, de programmadirecteur. Als dat helder is, kun je een planning gaan maken, de juiste mensen om je heen verzamelen, zorgen dat de projecten gestart kunnen worden en dat ook de mensen die met al die individuele projecten bezig zijn, weten welk overkoepelend doel zij dienen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de projectmanagers, projectleiders of projectcoördinators van de afzonderlijke projecten.
- De uitvoeringsfase. Hierin worden de projecten uitgevoerd. Als programmamanager is het belangrijk dat je het overzicht behoudt. Je houdt in de gaten of de projecten goed verlopen en of jouw doelstelling realistisch en haalbaar blijft. Je stuurt de projectmanagers aan en houdt contact met jouw leidinggevenden en/of opdrachtgevers over de voortgang. Er zijn projectrollen boven en projectrollen onder de functie programmamanager.
- De afrondingsfase. In deze fase zorg je ervoor dat de uitkomsten goed worden overgedragen aan de mensen die er vervolgens mee aan de slag kunnen. Je zorgt dat alle projecten conform doelstellingen, budget en planning afgerond zijn en koppelt de resultaten terug naar de opdrachtgevers/leidinggevenden.
Competenties programmamanager
De internationale vereniging voor projectmanagement, IPMA (International Project Management Association) heeft een Individual Competence Baseline opgesteld. In deze ICB4 zijn de belangrijkste competenties van projectmanagers en andere projectprofessionals vastgesteld. Je kunt op 4 niveaus certificaten van IPMA behalen, die aangeven wat voor kennis, maar vooral ook wat voor ervaring en competenties je bezit en welke competenties je nog (verder) moet ontwikkelen. Deze certificaten brengen het nodige aanzien met zich mee in de wereld van projectmanagement.
Behalve een IPMA-certificaat kun je ook, middels allerlei cursussen en opleidingen, diploma’s en registraties behalen met betrekking tot projectmanagementmethodes. Er zijn allerlei methodes, maar de meest voorkomende zijn Prince2, PMI, Scrum, Agile en Lean. Op de projectmethodes-pagina van Projectbanen.nl vind je meer informatie.
Hoewel het per programma varieert welke competenties het belangrijkst zijn en wat er precies van de programmamanager wordt gevraagd, staan er in de ICB4 in totaal 29 competenties genoteerd. Enkele belangrijke hiervan zijn:
- Je hebt goede sociale vaardigheden en kunt goed leidinggeven. Als programmamanager heb je de leiding over een programma dat bestaat uit meerdere projecten. Die projecten worden uitgevoerd door allerlei mensen, die jij in min of meerdere mate moet aansturen. Je moet goed en duidelijk met hen kunnen communiceren. De keuzes die je maakt moet je verantwoorden aan de mensen boven je, ook met hen moet je helder kunnen communiceren.
- Je moet sterk in je schoenen staan en bent resultaatgericht. Niet iedereen zal altijd met je mee willen werken en er kunnen andere doelen binnen een organisatie zijn die ook aandacht opeisen. Het is belangrijk dat je jouw doel voor ogen blijft houden en ervoor zorgt dat die gerealiseerd wordt met de (beperkte) middelen die beschikbaar zijn.
- Je kunt goed het overzicht bewaren. De verschillende projecten hebben uiteindelijk hetzelfde doel en het is belangrijk dat je goed in de gaten houdt wat er speelt, hoe de projecten verlopen en of het uiteindelijke doel nog steeds bereikt kan worden.
Opleiding programmamanager
Een officiële fulltime opleiding tot programmamanager bestaat niet. In principe geldt dat je, om programmamanager te worden, minimaal een hbo-opleiding moet hebben gevolgd. De meest logische hbo-opleiding is Bedrijfskunde, maar ook veel voorkomend zijn Bouwkunde, ICT en Civiele Techniek.
Een cursus programmamanagement volgen is een andere optie. Er is, zoals hierboven al werd genoemd, een aantal methodes volgens welke er vaak gewerkt wordt. Voor die methodes kun je specifieke cursussen volgen en certificaten behalen. Het is goed om je bewust te zijn van deze methodes, omdat bedrijven voor vacatures regelmatig specifiek vragen naar een programmamanager die een bepaalde methode beheerst. Veel voorkomende projectmethodes zijn bijvoorbeeld IPMA, Agile, Scrum en PRINCE2.
Nieuwsgierig naar alle vacatures voor de functie van programmamanager?
Vast of tijdelijk werk?
Als de doelstellingen zijn behaald, zit jouw taak als programmamanager erop. Er is dus een concreet einde. Het kan zo zijn dat je daarom bij bedrijven wordt aangenomen als tijdelijke werknemer: zodra het programma is afgerond, loopt je contract af. Dat hoeft echter niet: er zijn detacheringsbedrijven, bij wie je in (vaste) dienst bent en die jou uitzenden naar bedrijven waar programmamanagers nodig zijn. Daarnaast zijn er bedrijven met grote en complexe doelstellingen, die voor langere tijd een programmamanager in dienst willen hebben die continu bezig is met de realisatie ervan.